Tugas ke-4 SIA

11. Teknologi Informasi Auditing

Perkembangan teknologi yang sudah sedemikian maju menuntut para analyst maupun programmer terus berkreasi dalam mengembangkan suatu sistem, tentunya pengembangan ini membutuhkan dana yang cukup besar selanjutnya ini dapat dijadikan dan tolok-ukur (parameter) yang dapat dijadikan dasar dalam melakukan evaluasi terhadap kegiatan pembangunan/pengembangan sistem informasi. Hal ini berhubungan dengan kebutuhan informasi yang serba efisien dan cepat bagi suatu organisasi/lembaga dalam pencapaian tujuan/visi dan misinya, untuk itulah diperlukan Audit teknologi informasi atau IT (information technology) audit atau juga dikenal sebagai audit sistem informasi (information system audit) merupakan aktivitas pengujian terhadap pengendalian dari kelompok-kelompok unit infrastruktur dari sebuah sistem/teknologi informasi.

Pengujian/evaluasi terhadap kelompok-kelompok unit infrastruktur tersebut dapat dilakukan atas audit keuangan, audit internal maupun obyek-obyek lain yang terkait dengan pengembangan/pembangunan sebuah sistem informasi.

Sebelumnya IT audit dikenal sebagai EDP (electronic data processing) audit atau audit pengolahan data secara elektronik. Dimana pada saat itu pengujian lebih menitikberatkan pada pengumpulan dan evaluasi bukti-bukti pengembangan, penerapan serta operasional sistem informasi.

Diharapkan dari kegiatan tersebut dapat dikembangkan suatu pengorganisasian sebuah pengelolaan aset sistem informasi, integritas data dan pengoperasian yang efektif dan efisien sehingga tujuan dari lembaga yang membangunnya dapat tercapai dengan baik.

Audit TI (teknologi informasi) pun dikenal sebagai ADP (automated data processing) audit dan computer audit.

Dengan dilakukannya IT audit yang dilakukan secara transparan dan dapat dipertanggungjawabkan hasilnya maka pelaksanaan penerapan teknologi informasi di dalam suatu institusi dapat memberikan hasil terbaiknya serta menyerap investasi yang tepat guna dan berdaya guna.

11. 1  Konsep-konsep auditing PDE

Beberapa konsep utama dalam auditing antara lain:

EVIDENCE

DUE AUDIT CARE

FAIR PRESENTATION

INDEPENDENCE

EYHICAL CONDUCT

Masing-masing konsep ini menempati posisi yang cukup penting dalam struktur dari teori auditing.

Struktur Audit Laporan Keuangan

Tujuan dan tanggungjawab utama auditor ekstern adalah menilai kewajaran laporan keuangan suatu perusahaan. Audit interim, bertujuan pengujian ketaatan. Tujuan pengujian ketaatan adalah untuk melihat eksistensi, aktivitas dan pengecekan kontinuitas kegiatan yang mengandalkan sistem pengendalian intern tersebut.

Data Uji

Data Uji merupakan masukan yang disajikan auditor yang memuat data yang absah dan yang tidak absah.

Pendekatan Fasilitas-Uji-Terpadu.
Pendekatan (ITF) mencakup penggunaan data ujian juga pembuatan entitas (seperti pemasok, karyawan produk, produk, akun) fiktif. dalam file master sistem komputer.

Kegiatan Audit Terprogram.
Kegiatan Audit Terprogram merupakan teknologi audit yang mencakup modifikasi program komputer untuk tujuan-tujuan audit. ini dicapai dengan membentuk suatu kegiatan audit khusus di dalam program produksi. reguler.

Penelaahan Dokumentasi Sistem
Penelaahan dokumentasi sistem, seperti deskripsi naratif, bagan arus dan daftar program, barangkali merupakan teknik auditing PDE yang tertua, dan tetap diguanakan secara luas sampai sekarang.

Sebagian besar pendekatan PDE audit merupakan variasi dari struktur tiga tahap. tahap – tahap dimaksud adalah telaahan dan evaluasi awal atas area yang akan diaudit, telaahan dan evaluasi rinci, dan pengujian. Tiga jenis PDE audit dapat dilakukan, yaitu audit atas aplikasi, audit atas pengembangan sistem aplikasi, dan audit atas pusat layanan komputer.

11.2  Teknologi Informasi Auditing

Audit teknologi informasi adalah bentuk pengawasan dan pengendalian dari infrastruktur teknologi informasi secara menyeluruh. Audit teknologi informasi ini dapat berjalan bersama-sama dengan audit finansial dan audit internal, atau dengan kegiatan pengawasan dan evaluasi lain yang sejenis. Pada mulanya istilah ini dikenal dengan audit pemrosesan data elektronik, dan sekarang audit teknologi informasi secara umum merupakan proses pengumpulan dan evaluasi dari semua kegiatan sistem informasi dalam perusahaan itu. Istilah lain dari audit teknologi informasi adalah audit komputer yang banyak dipakai untuk menentukan apakah aset sistem informasi perusahaan itu telah bekerja secara efektif, dan integratif dalam mencapai target organisasinya.

Biasanya, auditor system informasi menerapkan teknik audit berbantuan komputer, disebut juga dengan CAAT (Computer Aided Auditing Technique). Teknik ini digunakan untuk menganalisa data, misalnya saja data transaksi penjualan, pembelian, transaksi aktivitas persediaan, aktivitas nasabah, dan lain-lain.

Sesuai dengan standar auditing ISACA (Information Systems Audit and Control Association), selain melakukan pekerjaan lapangan, auditor juga harus menyusun laporan yang mencakup tujuan pemeriksaan, sifat dan kedalaman pemeriksaan yang dilakukan. Laporan ini juga harus menyebutkan organisasi yang diperiksa, pihak pengguna laporan yang dituju dan batasan-batasan distribusi laporan. Laporan juga harus memasukkan temuan, kesimpulan, rekomendasi sebagaimana layaknya lapor-an audit pada umumnya

11.3 Jenis-jenis audit PDE

1. Systems and Applications

Pada bagian ini mewakili bagaimana sebuah data diproses melalui aplikasi perangkat lunak komputer yang dikelola melalui suatu sistem yang biasanya terdiri atas tingkatan hierarkis yang mengikuti aturan bisnis yang berlaku di organisasi yang menggunakannya.
Sehingga proses auditnya sendiri akan meliputi verifikasi terhadap sistem dan aplikasinya apakah handal, efisien serta memiliki kontrol yang melekat untuk memastikan kebenaran, kehandalan, kecepatan maupun keamanan pada saat pengiriman, pemrosesan serta pengeluaran informasi di setiap tingkatan kegiatan sistem.

2. Information Processing Facilities

Merupakan komponen yang terkait dengan fasilitas-fasilitas yang digunakan untuk mengolah informasi di suatu organisasi. Biasanya ini terkait dengan perangkat keras seperti misalkan scanner, komputer server, formulir, dsb.
Di komponen teknologi informasi ini dilakukan verifikasi untuk memastikan apakah fasilitas pemrosesan terkendalikan untuk memastikan kecepatan, ketepatan dan tingkat efisiensi dari aplikasi-aplikasi berada dalam kondisi normal serta di bawah kemungkinan adanya potensi kerusakan/gangguan.

3. Systems Development

Adalah bagian dari proses pembangunan maupun pengembangan dari sistem yang sudah ada dalam suatu organisasi sesuai tujuan-tujuan aktivitasnya.
Proses audit pada komponen ini ditujukan untuk memverifikasi apakah setiap sistem yang sedang dalam proses pengembangan sesuai dengan tujuan/pedoman/arahan/visi/misi dari organisasi penggunanya.
Selain itu proses audit pada bagian ini juga ditujukan untuk memastikan apakah selama proses pengembangan sistem sesuai dengan standar-standar yang secara umum digunakan dalam pengembangan sistem.

4. Management of IT and Enterprise Architecture

Pengelolaan atas teknologi informasi serta arsitektur seluruh lingkup internal organisasi yang disesuaikan dengan struktur dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen adalah sangat penting.
Pentingnya hal tersebut memerlukan proses audit yang dilaksanakan untuk memastikan apakah segenap lingkungan/komponen organisasi dalam pemrosesan informasinya dilakukan secara terkendali dan efisien.

5. Client/Server, Telecommunications, Intranets, and Extranets

Komputer, peralatan telekomunikasi, sistem jaringan komunikasi data elektronik (intranet/extranet) serta perangkat-perangkat keras pengolahan data elektronik lainnya adalah komponen dari sebuah teknologi informasi.
Audit di bagian ini menjadi penting untuk melakukan verifikasi atas seperangkat pengendalian pada infrastruktur perangkat keras yang digunakan dalam pemrosesan serta komunikasi data secara elektronik dalam suatu sistem jaringan yang terintegrasi.

12. Perencanaan dan Analisis Sistem

Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai :

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian

komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

12.1 Perencanaan sistem dan Analisis Kelayakan

Perencanaan merupakan tahap awal yang sudah sering kita lihat dalam beberapa tulisan tentang siklus hidup sistem, tahapan ini tentunya membahas tentang rencana yang akan dikerjakan dalam pengembangan sistem. Pada tahap perencanaan inilah kita mencoba membuat rencana sekaligus analisis-analisis yang akan kita lakukan. Tahap Perencanaan khususnya dan langkah analisis kelayakan sbb:

1. Tahap Perencanaan
 Menyadari masalah
 Mendefinisikan masalah
 Menentukan tujuan sistem
 Mengidentifikasi kendala sistem
 Membuat studi kelayakan
 Menyiapkan usulan penelitian sistem
 Menyetujui atau menolak proyek penelitian
 Menetapkan mekanisme pengendalian

Studi kelayakan proyek atau bisnis adalah penelitian yang menyangkut berbagai aspek baik itu dari aspek hukum, sosial, ekonomi, budaya, aspek pasar dan pemasaran, aspek teknis dan teknologi sampai dengan aspek manajemen dan keuangannya.

Mengingat bahwa kondisi yang akan datang dipenuhi dengan ketidakpastian, maka diperlukan pertimbangan-pertimbangan tertentu karena didalam studi kelayakan terdapat berbagai aspek yang harus dikaji dan diteliti kelayakannya sehingga hasil dari studi tersebut digunakan untuk memutuskan apakah sebaiknya proyek atau bisnis layak dikerjakan atau ditunda atau bahkan dibatalkan.

Studi kelayakan sangat diperlukan oleh banyak kalangan, khususnya terutama bagi para investor yang selaku pemrakarsa, bank selaku pemberi kredit, dan pemerintah yang memberikan fasilitas tata peraturan hukum dan perundang-undangan yang tentunya kepentingan semuanya itu berbeda satu sama lainya. Hal tersebut menunjukan bahwa dalam studi kelayakan akan melibatkan banyak tim dari berbagai ahli yang sesuai dengan bidang atau aspek masing-masing seperti ekonomi, hukum, psikolog, akuntan, perekayasa teknologi dan lain sebagainya.

12.2  Langkah-langkah di Analisis Sistem :

Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah

yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan

dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem

ruang lingkup tugasnya lebih terinci.

Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang

harus dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu sbb:

1. Identify, Yaitu mengidentifikasikan masalah

- Mengindentifikasikan penyebab masalah

- Mengidentifikasikan titik keputusan

- Mengidentifikasikan personil-personil kunci

2. Understand, Yaitu memahami kerja dari sistem yang ada

- Menentukan jenis penelitian

- Merencanakan jadual penelitian

- Mengatur jadual wawancara

- Mengatur jadual observasi

- Mengatur jadual pengambilan sampel

- Membuat penugasan penelitian

- Membuat agenda wawancara

- Mengumpulkan hasil penelitian

3. Analyze, Yaitu Menganalis Sistem

- Menganalisis kelemahan Sistem

- Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen

4. Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis

Tujuan :

- Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan

- Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan

dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen

- Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen

- Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan

selanjutnya .

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah

mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya

sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem

tersebut. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena

kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap

selanjutnya yaitu tahap perancangan sistem .

12.3 Teknik mengumpulkan fakta:

1. Interview (Wawancara)

o Merupakan teknik yang efektif digunakan selama pengembangan sistem.

o Merupakan sebuah pertukaran informasi antara pewawancara

(analis sistem) dengan yang diwawancarai (user).

o Perlu ada perencanaan, dan perlu ada tujuan khusus.

o Terdiri dari pertanyaan dan menjawab pertanyaan.

o Analis sistem menggunakan mekanisme feedback dan cara

utama untuk mengumpulkan fakta lapangan dan melihat gap

yang ada.

2. Kuesioner

Daftar pertanyaan yg distandarisasi dan terstuktur akan memperluas dan meningkatkan konsistensi pengumpulan fakta. Kuesioner hrs didesain dengan baik agar hasilnya dapat dianalisis secara stastitik

3. Sampling

Sampling digunakan untuk memahami seluruh sistem dengan cara melihat sebagian dari sistem. Sampling dilakukan jika untuk melihat seluruh bagian sistem memerlukan biaya tinggi dan waktu lama serta dokumentasi sistem lama tidak lengkap

Contoh Kuesioner: Sistem persediaan barang

1.Berapa jumlah barang dalam stok? _______

2.Barang apa yang jumlahnya paling banyak dalam stok? _______

3.Apakah anda memiliki banyak gudang? a. ya b. tidak

4.Berapa kelompok barang yang anda miliki? ______

5.Apakah ada sistem penomoran barang? a. ya b. tidak dll.

12. 4 Mengorganisasikan fakta

Identifikasi masalah telah kita dapatkan selanjutnya, kita rangkum untuk mencari suatu solusi terbaik yang akan kita terapkan dalam sistem kita.

Menganalisis fakta

•Analisis fakta sebaiknya ditetapkan sebelum fakta dikumpulkan

•Contoh analsisis: lembar kerja work sampling sistem persediaan, stock barang yang kita buat

•Lembar kerja tsb diisi sesuai dengan hasil pengamatan

•Untuk mengetahui baik tidaknya kinerja sistem saat ini, dapat dibandingkan dengan standar atau waktu yg wajar untuk selesaikan kegiatan tersebut. Selanjutnya kita perbandingkan dengan  sistem yang berjalan saat ini dan keinginan pemakai sistem

MengumpulkanfaktaTools untuk mengumpulkan fakta:

•Interview

•Presentasi internal

•Pemeriksaan dokumen yang ada

•Observasi

•Pemeriksaan file-file

12. 5 Analisis sistem menyeluruh

•Fase analisis sistem mengidentifikasi seluruh kebutuhan pemakai

•Agar pemakai dapat berpartisipasi lebih banyak dalam proses penyusunan sistem, maka fase analisis sistem harus panjang/ lama

•Fase analisis sistem biasanya merupakan sumber kesalahan sistem, maka harus dilakukan dengan baik, karena semakin dini kesalahan dideteksi maka biaya untuk mengkoreksi kesalahan tersebut menjadi lebih kecil

13. Perancangan sistem

Perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut ini :

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem

2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional

3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi

4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk

5. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau

pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesalahan yang

utuh dan berfungsi

6.Termasuk menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen

perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem

Tahap perancangan sistem mempunyai 2 tujuan utama yaitu :

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap

kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

13. 1 Langkah-langkah perancangan sistem

Perancangan sistem adalah merancang atau mendesain suatu sistem yang baik, yang isinya adalah langkah-langkah operasi dalam proses pengolahan data dan prosedur untuk mendukung operasi sistem.

Menurut Jogiyanto. HM,(1991), dalam bukunya Analisis Dan Disain Sistem, Perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut :
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem
2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional
3. Persipan untuk rancang bangun implementasi
4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
5. Yang dapat berupa penggambaran perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen perangkat keras dari suatu sistem.

Adapun langkah-langkah dalam perancangan sistem meliputi :
1. Physical System
Physical system berupa bagan alir sistem ( System Flowchart ) ataupun bagan alir dokumen ( Document Flowchart ).
2. Logical Model
Logical Model dapat digambarkan dengan menggunakan diagram arus data atau ( DFD ). DFD digunakan untuk menggunakan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.

13. 2 Pertimbangan-pertimbangan Perancangan sistem secara umum

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan persiapan dari desain secara terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistim informasi yang akan didesain secara rinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrogram komputer

dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen. Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasi kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, output, input, database, teknologi dan kontrol.

13.3 Teknik-teknik perancangan

Perancangan Sistem dapat dibagi dalam dua bagian yaitu :

1. Perancangan sistem sec.umum/perancangan konseptual, perancangan

logikal/perancangan sec.makro

2. Perancangan sistem terinci / perancangan sistem secara phisik.

14. 1. Implementasi Sistem

implementasi sistem (system implementation) adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Dalam menjalankan kegiatan implementasi perlu dilakukan beberapa hal yaitu: menerapkan rencana implementasi, implementation plan merupakan kegiatan awal dari tahap
implementasi sistem, rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan, melakukan kegiatan implementasi kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana implementasi, tindak lanjuti implementasi dilakukan dengan pengetesan penerimaan sistem (systems acceptable test) terhadap data yang sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan bersama-sama dengan user. Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain : pemilihan dan pelatihan personil, instalasi hardware dan software, pengetesan program, pengetesan system dan konversi system. Pelatihan personil dilakukan untuk
mengoperasikan sistem, termasuk kegiatan mempersiapkan input, memproses data, mengoperasikan sistem, merawat dan menjaga sistem. Implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama implementasi. Dalam rencana implementasi ini, semua biaya yang akan dikeluarkan untuk kegiatan implemntasi perlu dianggarkan dalam bentuk anggaran biaya. Anggaran biaya ini selanjutnya juga berfungsi sebagai pengendalian terhadap biaya-biaya yang harus dikeluarkan.

14.4 Pengendalian Keuangan dalam sistem Informasi

Mengidentifikasi dan merekam informasi yang relevan untuk pelaporan keuangan
mengkomunikasikan informasi yang relevan dengan format yang sesuai, merupakan beberapa tugas yang dilakukan pada sistem informasi keuangan. Seperti sudah dijelaskan sebelumnya diatas dalam hal merancang suatu sistem tentunya dibutuhkan dana yang cukup besar. Dengan mendokumetasikan setiap langkah perancangan sistem tentunya dapat dibuat suatu pertanggungjawaban yang relevan dalam pelaporan kepada team keuangan. Untuk itu pengendendalian yang terkait dalam sistem keuangan dapat dilihat seperti dibawah ini:

• Harus dipastikan bahwa SIA menghasilkan pelaporan keuangan yang andal.
• Semua transaksi yang diproses adalah transaksi yang valid dan terotorisasi
• semua transaksi yang valid mesti direkam dan diinputkan tepat waktu dengan cukup detail sehingga transaksi dapat diklasifikasikan dengan semestinya.
• semua data input akurat dan lengkap
• semua transaksi yang telah diinput diproses dengan baik
• semua output yang diperlukan disajikan sesuai dengan aturan yang ada untuk menghasilkan informasi yang akurat dan andal
• semua transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang tepat

Akuntan harus memahami berikut ini :

1. Bagaimana transaksi diawali
2. Bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin atau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin
3. Bagaimana file komputer diakses dan diperbarui
4. Bagaimana data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi
5. Bagaimana informasi dilaporkan
• Hal-hal tersebut membuat sistem dapat melakukan jejak audit (audit trail).
• Jejak audit muncul ketika transaksi suatu perusahaan dapat dilacak di sepanjang sistem mulai dari asalnya sampai tujuan akhirnya pada laporan keuangan.

14. 3 Pengendalian atas sumber daya non keuangan dalam sistem informasi

PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA

Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain:

• Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi
• Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)
• Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian.
• Penggunaan log dan register
• Review oleh pihak independent

PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN

Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru).
PENGENDALIAN APLIKASI

Meliputi:

• Pengendalian otorisasi,
• Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch.
• Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain.
• Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat.