Minggu V, VI & VII

APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN & PENGELUARAN
A. APLIKASI-APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN
Pemrosesan Order Penjualan

Diagram Aliran Data: Sistem Aplikasi Order Penjualan

KET.
PD = Piutang Dagang BB = Buku Besar
PNGHN = Penagihan OP = Order Penjualan
PGRMN = Pengiriman CUSTM = Pelanggan

KUNCI ARUS DATA
1. Order 8 . Pengiriman
2. Order Penjualan 9 . Nota Pengiriman
3. Order Penj. di ACC 10. Faktur
4. Order Pengiriman 11. Memo Pemindahbuku
5. Slip Pengepakan 12. Voucher Jurnal
6. Memo Penagihan 13. Pengendalian Total
7. Nota Pengiriman

Pada diagram aliran data (DFD) sistem aplikasi order penjualan memuat prosedur-prosedur yang tercakup dalam penerimaan dan pengiriman order pelanggan dan dalam menyajikan faktur-faktur yang menguraikan produk, pelayanan dan penilaian.
Sistem Piutang dagang
Piutang dagang adalah sejumlah nilai yang menjadi hak perusahaan sebagai akibat dari timbulnya transaksi penjualan secara kredit. Terdapat 2 pendekatan dasar dalam aplikasi piutang dagang yaitu
a. Pemrosesan akun terbuka: dibuatkan catatan terpisah untuk setiap faktur pelanggan. Pada saat nota pengiriman uang diterima, dicocokkan ke faktur-faktur yang belum dilunasi.
b. Pemrosesan saldo: nota-nota pelanggan dbebankan ke saldo total piutang pelanggan dan bukan ke faktur-faktur pelanggan.
Pengolahan piutang dagang merupakan hal yang sangat kompleks dalam suatu perusahaan. Perusahaan bidang keuangan skala besar baik itu asuransi atau perbankan dapat memiliki rekening piutang terpisah yang sangat besar jumlahnya. Terkadang timbul kendala permrosesan dalam hal waktu, sehingga tidak jarang perusahaan menggunakan kebijakan rencana penagihan bersiklus cycling billing plan), dimana arsip piutang dagang dipisahkan baik itu secara alfabet atau nomor rekening. Penagihan piutang dilakukan secara bertahap, misalnya dalam 1 bulan terbagi menjadi 3 atau 4 periode penagihan. Sehingga kebijakan ini secara tidak langsung juga
mempengaruhi lancarnya arus kas masuk perusahaan. Karena biasanya pelanggan akan segera membayar hutang tidak lama setelah menerima surat tagihan dari perusahaan.
Arus Transaksi dalam Piutang Dagang
a. Penerimaan Kas
b. Penagihan
c. Piutang Dagang
d. Kredit
e. Buku Besar
Retur dan Potongan Penjualan
Rekening ini timbul apabila terdapat retur atau pengembalian barang yang telah dijual. Hal ini disebabkan diantaranya adalah kerusakan barang, penyusutan jumlah, kekeliruan pencatatan, dsb. Jumlah barang yang diretur atau dikembalikan akan mengurangi jumlah
transaksi yang terjadi. Jumlah potongan atau pengurangan dinegosiasikan antara pelanggan dengan tenaga penjual dan harus ditelaah dan disahkan oleh pihak yang independen, misalnya departemen kredit.
Penghapusan Piutang dagang
Fokus utama dari piutang yang dihapuskan adalah piutang yang sudah jatuh tempo dan benar-benar sudah tidak dapat ditagih. Cara lain yang mungkin bisa dilakukan agar penghapusan piutang tidak terjadi misalnya adalah dengan surat peringatan, surat tindak lanjut atau agen
penagihan.

B. APLIKASI-APLIKASI SIKLUS PENGELUARAN
Pembelian
Sentralisasi, dengan pendekatan ini maka pembelian dapat memperoleh diskon atau potongan yang besar, posisi pasar yang lebih kuat, pengendalian persediaan yang lebih baik dan spesialisasi pembeli.
Desentralisasi, dengan metode ini maka akan dapat meningkatkan tanggungjawab masing-masing pelaksana pembelian.

Diagram Aliran Data: Sistem Aplikasi Pembelian/Pengeluaran

KUNCI ARUS DATA
1. Permohonan 8. Laporan Penerimaan
2. Pemberitahuan 9. Pemberitahuan Penerimaan
3. Order Pembelian 10. Faktur
4. Nota Pembelian 11. Faktur Disahkan
5. Nota Penerimaan 12. Paket Tanda Bukti
6. Pengiriman 13. Pembayaran
7. Nota Penerimaan

Pengendalian Produksi

Gambar diagram alur perencanaan dan pengendalian produksi

Aplikasi Siklus keuangan
Laporan Keuangan
Laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem buku umum dapat diklasifikasikan sebagai analisis buku besar umum, laporan keuangan, dan laporan manajerial.

Gambar alur sistem laporan keuangan

PENGEMBANGAN SISTEM
Pengembangan Sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yg baru untuk menggantikan sistem yg lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yg telah ada.
Perlunya Pengembangan Sistem
Sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal :
Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
-Ketidakberesan sistem yang lama
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
- Pertumbuhan organisasi
Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

Prinsip-prinsip pengembangan sistem, adalah :
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
Maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :
- Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan
- Investasi yang terbaik harus bernilai
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
6. Jangan takut membatalkan proyek
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem

Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Bila dalam operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul permasalahan-permasalahan yang tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke proses yang pertama. Siklus ini disebut dengan Siklus Hidup suatu Sistem. Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi.

Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase, yaitu :
a. Perencanaan sistem
b. Analisis sistem
c. Perancangan sistem secara umum / konseptual
d. Evaluasi dan seleksi sistem
e. Perancangan sistem secara detail
f. Perangkat Lunak dan Implementasi sistem
g. Pemeliharaan / Perawatan Sistem


Standard-standard dokumentasi
Dokumentasi merupakan hal yang sangat penting dilakukan karena akan menjadi acuan
pada tahapan operasi dan pemeliharaan
Pada tahapan ini, dokumentasi yang dibuat dapat dibagi menjadi tiga jenis
● Dokumentasi pengembangan
Dokumentasi ini menjabarkan sistem secara lengkap, mencakup deskripsi sistem,
bentuk keluaran, bentuk masukan, bentuk basis data, bagan alir program, hasil
pengujian, dan bahkan lembar penerimaan pemakai
● Dokumentasi operasi
Dokumentasi ini mencakup antara lain jadwal pengoperasian, cara pengoperasian
peralatan, faktor-faktor keamanan, dan masa berlakunya suatu berkas
● Dokumentasi pemakai
Berisi petunjuk untuk menggunakan masing-masing program dan juga mencakup materi pelatihan
Operasi dan Perawatan
● Perawatan perfektif ditujukan untuk memperbaharui sistem sebagai tanggapan
atas perubahan kebutuhan pemakai dan kebutuhan organisasi, meningkatkan
efisiensi sistem, dan memperbaiki dokumentasi
● Perawatan adaptif, berupa perubahan aplikasi untuk menyesuaikan diri terhadap
lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak baru. Sebagai contoh, perawatan
ini dapat berupa perubahan aplikasi dari mainframe ke lingkungan client/server
atau mengonversi dari sistem berbasis berkas ke lingkungan basis data
● Perawatan korektif berupa pembetulan atas kesalahan-kesalahan yang ditemukan
pada saat sistem berjalan


Alat dan Teknik Pengembangan Sistem
Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah :
1. HIPO diagram
2. Data flow diagram
3. Structured chart
4. SADT diagram
5. Warnier / Orr diagram
6. Jackson’s diagram

Beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan disemua metodologi yang ada. Alat-alat ini berupa suatu bagan, diantaranya :
Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting) :
a. Bagan alir sistem (System Flowchart)
b. Bagan alir program (Program Flowchart)
- Bagan alir logika program (Program logic Flowchart)
- Bagan alir program komputer (Detailed computer program Flowchart)
c. Bagan alir kerta kerja (Paperwork Flowchart) atau disebut juga Bagan alir formulir
d. Bagan alir hubungan database (Database relationship Flowchart)
e. Bagan alir proses (Process Flowchart)
f. Gant chart

Teknik yang digunakan untuk pengembangan sistem diantaranya :
1. Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique). Teknik ini digunakan untuk penjadwalan proyek
2. Teknik untuk menemukan fakta (Fact finding technique), yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik ini diantaranya adalah
- Wawancara (Interview)
- Persiapan yang dilakukan :
- buat janji pertemuan
- pastikan orang yang akan diwawancarai
- pokok permasalahan
- Pada saat wawancara yang perlu diperhatikan :
- Siapa yang akan diwawancarai
- Pokok permasalahan
- Tanggapan
- Kapan akan bertemu kembali
- Observasi (Observation)
- Daftar pertanyaan (Questionaires)
- Pengumpulan Sampel (Sampling)
3. Teknik analisis biaya/manfaat (Cost Effectiveness Analysis atau Cost Benefit Analysis) adalah suatu teknik yang digunakan untuk menghitung biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi seperti ;
- biaya pengadaan
- biaya persiapan
- biaya proyek
- biaya operasi
serta manfaat yang didapat dari sistem informasi seperti ;
- manfaat mengurangi biaya
- manfaat mengurangi kesalahan
- manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas
- manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen
4. Teknik untuk menjalankan rapat
Tujuan dari rapat dalam pengembangan sistem diantaranya adalah untuk ;
- mendefinisikan masalah
- mengumpulkan ide-ide
- memecahkan permasalahan-permasalahan
- menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi
- menganalisis kemajuan proyek
- mengumpulkan data atau fakta
- perundingan-perundingan
Tahapan pelaksanaan kegiatan ;
- merencanakan rapat
- menjalankan rapat
- menindaklanjuti hasil rapat
5. Teknik Inspeksi / Walkthrough
Proses dari analisis dan desain sistem harus diawasi. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara memverifikasi hasil dari setiap tahap pengembangan sistem. Verifikasi hasil kerja secara formal dengan Inspeksi (inspection) sedangkan yang tidak formal disebut Walkthrough.
Penyebab kegagalan pengembangan sistem :
1. Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem
2. Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai
3. Kurang sempurnanya evaluasi kualitas dan analisis biaya
4. Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan
5. Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yg tidak direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai
6. Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara
7. Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik


Soal-soal :
1. Coba sebutkan salah satu tehnik yang digunakan untuk pengembangan sistem ?
2. Terdapat 2 pendekatan dasar dalam aplikasi piutang dagang, sebutkan dan berikan contohnya!
3. Jelaskan pengertian pengembangan Sistem!
4. Sebutkan 3 prinsip-prinsip dalam pengembangan sistem?
5. Apa-apa saja yang termasuk arus transaksi dalam piutang dagang, sebutkan!

JAWABAN
1. Salah satu teknik yang digunakan untuk pengembangan sistem diantaranya :
Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT (Program Evaluation and Review Technique). Teknik ini digunakan untuk penjadwalan proyek
2. ada 2 pendekatan dasar dalam aplikasi piutang dagang yaitu :
a. Pemrosesan akun terbuka: dibuatkan catatan terpisah untuk setiap faktur pelanggan. Pada saat nota pengiriman uang diterima, dicocokkan ke faktur-faktur yang belum dilunasi.
b. Pemrosesan saldo: nota-nota pelanggan dbebankan ke saldo total piutang pelanggan dan bukan ke faktur-faktur pelanggan.
3. Pengembangan sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi.
4. Ada beberapa prinsip-prinsip dalam pengembangan sistem 3 diantaranya antara lain adalah
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
Maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :
- Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan
- Investasi yang terbaik harus bernilai
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
5. Arus Transaksi dalam Piutang Dagang antara lain adalah
a. Penerimaan Kas
b. Penagihan
c. Piutang Dagang
d. Kredit
e. Buku Besar

Minggu 8, 9, 10

Seperti telah kita ketahui dalam Sistem Infromasi Manajeman, terdapat 3 tingkat manajeman yaitu Top manajemen, tingkat menengah dan manajemen tingkat bawah, dalam kegiatannya diperlukan tentunya ada kecenderungan untuk menghasilkan keputusan-keputusan untuk kerangka waktu yang relatif sempit. Manajemen tingkat bawah, disebut juga pengawas manajemen, kenyataannya rencana manajemen menengah dan pengendalian operasi harian- kegiatan sehari-hari tetap sama dengan organisasi. 

Sebagian besar keputusan pada tingkat ini memerlukan informasi yang mudah didefinisikan tentang kondisi saat ini dan aktivitas dalam fungsi-fungsi bisnis dasar, misalnya, informasi diperlukan untuk memutuskan apakah akan mengisi kembali persediaan. Informasi ini umumnya diberikan dalam laporan rinci yang berisi informasi spesifik tentang kegiatan rutin. Ini adalah laporan terstruktur, sehingga bentuknya biasanya dapat ditentukan sebelumnya. Bisnis harian pengoperasian data sudah tersedia, dan perosesnya dapat dengan mudah terkomputerisasi. Manajer di tingkat ini biasanya membuat keputusan terstruktur. Sebuah keputusan terstruktur adalah keputusan yang dapat diprediksi yang dapat dibuat dengan mengikuti serangkaian definisi yang baik yang telah ditentukan, prosedur rutin. 

Manajer pada manajemen tingkat menengah sering disebut sebagai pengambil keputusan taktis yang umumnya berurusan dengan keputusan semistruktur. Sebuah keputusan semistruktur adalah keputusan yang mencakup beberapa prosedur terstruktur dan beberapa prosedur yang tidak tersetruktur prosedur yang telah ditetapkan. Dalam kebanyakan kasus, keputuan semistruktur adalah keputusan yang kompleks, yang memerlukan analisis terperinci dan perhitungan luas. Contoh keputusan semistruktur meliputi memutuskan berapa banyak unit produk spesifik harus disimpan dalam persediaan, apakah membeli sistem komputer yang lebih besar, dari sumber apakah untuk membeli komputer pribadi, dan apakah membeli sebuah sistem komputer mini Multiuser. Setidaknya beberapa kebutuhan informasi pada tingkat ini dapat dipenuhi melalui pengolahan database komputer. 

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan memanfaatkan data dan informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri dari lima bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Hal tersebut dinamakan dengan sistem informasi berbasis komputer (komputer based information sistem). 

Information specialist : Adalah Orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem berbasis komputer. 

Terdapat 5 (lima) golongan utama spesialis informasi, yaitu : 

Sistem analyst 

Database administrator 

Network specialist 

Programmer 

Operator 

Kerjasama antar golongan tersebut dilakukan dalam rangka mengembangkan sistem berbasis komputer menghubungkan pemakai, para spesialis informasi dan komputer. 

Analis sistem bekerjasama dngan pemakai guna mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang. Mereka merupakan pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah. Pengelola basis data bekerjasama dengan pemakai dan sistem analis dalam membuat basis data yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Basis data adalah suatu kumpulan data yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali serta pengelolaannya. Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumberdaya komputer yang tersebut. Spesialis jaringan menggambungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi. Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi sehingga komputer dapat mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai. 

Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar (missal mainframe ataupun mini). Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan dan tugas-tugas serupa lainnya. 

Setiap sistem informasi akuntansi akan melaksanakan fungsi utamanya yaitu : 

a. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan 

b. Memproses data menjadi informasi yang berguna pihak manajemen. 

c. Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah itetapkan oleh perusahaan. d. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi atau perusahaan terjaga. Penghasil informasi yang menyediakan informasi yang cukup bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan mengkontrol aktivitas. 

Dokumen-dokumen sumber yang secara khusus digunakan manajemen jasa karyawan meliputi: 

a. Formulir tindakan personalia Berfungsi untuk memberitahu pihak-pihak yang berkepentingan dengan tindakan-tindakan yang berhubungan dengan karyawan. 

b. Kartu waktuKartu jam kerja, juga dikenal sebagai kartu waktu (clock card) berguna untk mencatat waktu yang sesungguhnya dihabiskan oleh karyawan di tempat kerjanya. 

c. Tiket jam kerja Kebalikan dari kartu jam kerja waktu/hadir, yang memfokuskan pada kehadiran di tempat kerja, tiket jam kerja memfokuskan pada pekerjaan atau pesanan pekerjaan tertentu. 

d. Cek gajiCek gaji dengan potongan voucher adalah dokumen final dalam siklus manajemen sumber daya manusia 

PEMROSESAN DATA Berikut ini uraian naratif dengan meggunakan angka referensi yang ditempatkan bagan arus dokumen dan diagram arus data: 

1) Penentuan status gaji/ pmebayaran.Fungsi ini terjadi dalam departeman personalia, yakni seluruh tindakan dan perubahan personalia disiapkan dan kemudian dikirimkan kedepartemen gaji. 

2) Pengukuran jasa yang diberikan Catatan waktu/hadir disiapkan dalam departemen operasional dan bidang pencatatan waktu. 

3) Penyiapan cek gajiDalam departemen gaji, seorang petugas menyiapkan sebuah cek gaji dan potongan voucher untuk setiap karyawan, berdasarkan data dari kartu jam kerja dan dari arsip referensi gaji karyawan tersebut. 

4) Pengeluaran dan pendistribusian cek gaji Setelah menerima satu salinan register gaji seorang petugas hutang usaha memverifikasi kebenarannya dan menyiapkan sebuah voucher pengeluaran. 

5) Pendistribusian biaya tenga kerjaSementara itu, seorang petugas dalam departemen distribusi biaya mendistribusikan biaya-biaya tenaga kerja ke dalam berbagai pekerjaan. 

6) Persiapan laporan yang diperlukan Sejumlah laporan dan keluaran lain disiapkan. Satu-satunya keluaran yang ditunjukkan pada flowchart adalah ikhtisar distribusi tenaga kerja dan register daftar gaji. 

MANAJEMEN DATA File yang dibutuhkan dalam pengelolaan sumber daya manusia adalah: 

1. File induk penggajian karyawan File ini menggambarkan atribut personal dan catatan penghasilan dari karyawan. File ini di up-date untuk menunjukkan jumlah yang diterima dari cek gaji pada setiap akhir periode pembayaran. 

2. Referensi personalia dan file masa laluSebagai sumber utama data personalia pada perusahaan, file ini merupakan pelengkapan dari file induk penggajian. Isinya adalah macam-macam data non financial dan data financial masing-masing karyawan. 

3. File keahlianFile ini memberikan data keahlian yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pegawai yang saat ini mempunyai masing-masing keahlian yang dimaksud 

4. File transaksi pencatatan waktuFile ini berisi salinan semua kartu waktu/hadir untuk periode pembayaran tertentu. 

5. File transaksi penggajianFile ini berisi dari salinan masing-masing cek gaji saat ini yang diatur berdasarkan nomor cek.

6. File referensi kompensasiTable tarif pembayaran dan level gaji untuk berbagai uraian pekerjaan merupakan file referensi kompensasi. 

7. File perencanaan personaliaUntuk menyediakan dasar bagi perencanaan personil yang dibutuhkan dimasa yang akan dating, perusahaan mungkin melakukan pengumpulan informasi menyangkut tren masa lalu dan sekarang sebagai proyeksi. 

Arus dan Pemrosesan Data 

Dalam sistem tradisional, data transaksi mengalir ke dalam jurnal (baik jurnal khusus maupun jurnal umum), kemudian dibukukan ke buku besar pembantu, dan akhir dibukukan ke buku pembantu dan akhirnya dibukukan ke buku besar umum. Dalam sistem berdasarkan komputer, data transaksi dimasukkan ke dari formulir dan untuk sementara disimpan di pita magnetik atau dipiringan magnetik. 

Bentuk-Bentuk Masukan 

Dokumen masukan atau dokumen input adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen dan diolah dalam proses sehingga dapat menghasilkan suatu keluaran. Dokumen masukan dalam sistem penjualan secara konsinyasi pada Scissors Apparel adalah sebagai berikut : 

• Sistem Manual . Dokumen sumber primer bagi system buku besar umum adalah lembar jurnal buku besar umum yang secara umum menggantikan lembar jurnal umum. Lembar jurnal biasanya disiapkan untuk setiap transaksi tidak rutin, penyesuaian, dan balikan. Lembar jurnal sering disapkan untuk meringkaskan hasil setumpuk transaksi rutin yang telah dimasukkan ke jurnal-jurnal khusus secara manual. 

• Sistem Berdasarkan Komputer . Bentuknya berbeda dengan bentuk yang digunakan pada sistem manual. 

Data Base 

Data base yang menyangkut sistem buku besar umum dan pelaporan keuangan berisikan berbagai arsip induk, arsip transaksi, dan arsip riwayat. 

Disamping data keuangan mengenai status berjalan dan peristiwa-peristiwa yang lalu, data base juga memuat data yang dianggarkan yang berkaitan dengan operasi dan status masa depan yang direncanakan. Walaupun kandungan dan juga komposisi persisnya akan berbeda untuk setiap perusahaan arsip-arsip berikut cukup mewakili : 

1. Arsip Induk Buku Besar Umum 

2. Arsip Riwayat Buku Besar Umum 

3. Arsip Induk Pusat Tanggungjawab 

4. Arsip Induk Anggaran 

5. Arsip Format Lapangan Keuangan 

6. Arsip Lembar Jurnal Berjalan 

7. Arsip Riwayat Lembar Jurnal. 

Pengendalian Akunting 

Sistem buku besar umum diharapkan menyediakan laporan-laporan yang andal bagi berbaga macam pengguna. Maka dari itu, sistem ini harus secara independent harus memeriksa sistem-sitem pemrosesan transaksi komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi non-rutin yang diterimanya dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari semua transaksi. 

Pengendalian Umum Pengendalian umum yang sesuai adalah : 

1. Organisatoris, fungsi membukukan lembar jurnal ke buku besar umum harus dipisahkan dari fungsi penyiapan dan pengesahan lembar jurnal dan dari fungsi penyiapan neraca percobaan dari buku besar umum. 

2. Dokumentasi harus berdiri setidak-tidaknya atas uraian lengkap bagan perkiraan ditambah dengan pedoman prosedur buku besar umum. 

3. Pelaksanaan operasional, yang mencakup jadwal akhir periode dan penyiapan laporan pengendalian, harus ditetapkan secara jelas. 

4. Tindakan pengamanan harus dilakukan (untuk sistem on-line) dengan teknik-teknik seperti 

(a) mengharuskan petugas memasukkan kata sandi sebelum mengakses arsip buku besar umum, 

(b) menggunakan terminal khusus untuk untuk entri data lembar jurnal, 

(c) menghasilkan laporan audit (log akses) yang memantau entri dan 

(d) menuangkan buku besar umum ke pita magnetik pendukung. Pengendalian 

Transaksi Pengendalian dan prosedur pengendalian berikut yang berkaitan langsung dengan perkiraan buku besar umum dan pemrosesan pada umumnya cukup memadai. 

1. Lembar jurnal yang telah diberi nomor disiapkan di bagian akunting atau keuangan yang sesuai. 

2. Data pada lembar jurnal, seperti nomor perkiraan, diperiksa akurasinya : 

• Dalam sistem manual, petugas buku besar umum melakukan pemeriksaan, jika perlu mengacu kepada bagan perkiraan dan pedoman prosedur. 

• Dalam sistem berdasarkan computer, pemeriksaan utamanya dilakukan dengan program edit komputer. 

3. Kesalahan yang terdeteksi dalam entri jurnal dikoreksi sebelum data digunakan dalam pembukuan ke buku besar umum. 

4. Lembar jurnal yang telah disahkan dibukukan oleh petugas khusus yang tidak terlibat dalam penyiapan atau pengesahan. 

      • Dalam sistem manual lembar jurnal dibukukan oleh petugas buku besar umum langsung ke lembar buku  besar umum. 

      • Dalam sistem tumpuk berdasarkan komputer lembar jurnal diketikkan oleh petugas entri data ke media magnetik, kemudian tumpukkan entri disortir berdasarkan nomor perkiraan buku besar umum dan dibukukan selama operasi komputer ke perkiraan yang bersangkutan. 

      • Dalam sistem berdasarkan on-lie lembar jurnal dimasukkan langsung ke sistem, dengan bantuan layar praformat pada terminal CRT; kemudian entri dibukukan oleh sistem komputer, biasanya secara langsung, ke perkiraan. 

5. Kesetaraan debet dan kredit untuk setiap entri jurnal yang dibukukan harus dipastikan. 

6. Total jumlah yang dibukukan dari entri jurnal tumpuk ke perkiraan buku besar umum dibandingkan dengan total pengendali yang telah dihitung sebelumnya. 

7. Acuan-silang yang memadai dilakukan untuk memungkinkan rangkaian audit yang jelas. 

8. Lembar jurnal diarsipkan menurut nomor, dan secara berkala arsip ini diperiksa untuk memastikan bahwa urutan nomor telah benar dan lengkap. 

9. Entri jurnal penyesuaian standar disimpan pada lembar pra-cetak, guna membantu pembukuan. 

10. Neraca percobaan perkiraan buku besar umum disiapkan secara berkala, dan selisih antara debet total dengan kredit total diselidiki secara cermat. 

11. Saldo perkiraan kendali buku besar umum direkonsiliasi secara berkala terhadap total saldo dalam perkiraan buku besar pembantu. 

12. Laporan akhir periode khusus dicetak untuk dipelajari oleh akuntan dan manajer sebelum laporan keuangan disiapkan. 

13. Telaah berkala entri jurnal dan laporan-laporan keuangan dilakukan oleh manajer dan bila mungkin, prosedur buku besar umum dikaji oleh auditor internal. 

SOAL 
1. Apa yang dimaksud dengan dokumen masukan ?
2. Dokumen masukan dalam sistem penjualan ada 2 yaitu !
3. Apa yang dimaksud dengan information spesilaist

JAWABAN 
1. Dokumen masukan atau dokumen input adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen dan diolah dalam proses sehingga dapat menghasilkan suatu keluaran.
2. Dokumen masukan dalam sistem penjualan secara konsinyasi pada Scissors Apparel adalah sebagai berikut :

1. Sistem Manual . Dokumen sumber primer bagi system buku besar umum adalah lembar jurnal buku besar umum yang secara umum menggantikan lembar jurnal umum. Lembar jurnal biasanya disiapkan untuk setiap transaksi tidak rutin, penyesuaian, dan balikan. Lembar jurnal sering disapkan untuk meringkaskan hasil setumpuk transaksi rutin yang telah dimasukkan ke jurnal-jurnal khusus secara manual. 

2. Sistem Berdasarkan Komputer . Bentuknya berbeda dengan bentuk yang digunakan pada sistem manual.

3. Information specialist : Adalah Orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem berbasis computer.

Sistem Informasi Akuntansi

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 

Perkembangan Teknologi dewasa ini membuat berbagai organisasi bisnis menggantungkan diri pada sistem informasi untuk mempertahankan kemampuan bersaing. Perkembangan sistem informasi yang cukup pesat menyebabkan setiap pelaku bisnis membuat sistem informasi yang berbasis computer adalah mutlak. Demikian halnya dengan Sistem Informasi Akuntansi (SIA), secara tata bahasa dapat kita jabarkan sistem merupakan kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang berguna yang dioleh sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Akuntasi, sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomik mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang. Dapat kita simpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumberdaya, baik manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data yang telah dikumpulkan, diklasifikasikan dan dikoordinasikan menjadi informasi. Informasi inilah dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan.

Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, yaitu : 

1. Siklus pendapatan, berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas- entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan. 
2. Siklus pengluaran. berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas- entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. 
3. Siklus produksi. berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa. 
4. Siklus keuangan. berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal maupun kas 

Siklus-siklus transaksi yang lazim. Siklus Peristiwa (Event) yang biasanya tercakup
- Pendapatan
- Pembelanjaan
- Manajemen Sumberdaya
- Konversi Produk
Pelaporan keuangan dan buku besar umum berupa
• Penjualan produk atau jasa
• Penerimaan tunai dari produk atau jasa yang terjual.
• Pembelian bahan atau jasa
• Pengeluaran tunai untuk membayar bahan atau jasa yang dibeli.
• Pembelian, pemeliharaan, dan pengeluaran dana, fasilitas, dan sumberdaya manusia.
• Konversi bahan baku menjadi barang jadi melalui penggunaan tenaga kerja dan overhead.
• Kompilasi transaksi-transaksi akunting dari siklus-siklus transaksi lainnya.
• Penyediaan laporan-laporan keuangan.

Akuntansi dan teknologi informasi

Teknologi informasi yang meliputi komputer dan telekomunikasi memampukan (enable) suatu entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta mendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan kos yang relatif rendah. Teknologi informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi informasi eksternal secara efektif (effective sensing radar). Teknologi informasi (TI) digunakan untuk melaksanakan bisnis perusahaan dan menjadi mata rantai yang menghubungkan bisnis perusahaan dengan pemasok, bisnis perusahaan dengan pelanggan, dan antara pemasok dan pelanggan. 

Akuntan dan Peng-kembangan

Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. sistem informasi dipandang sebagai senjata pertahanan taktik dan operasional untuk menentukan basic data, kebutuhan pemrosesan dan kewajiban pelaporan untuk membantu perusahaan tetap pada jalur yang harus dilalui dan bertahan hidup. Kedua, sistem informasi akuntansi dipandang sebagai senjata ofensif yang strategik untuk dapat memenangkan persaingan. Kebijakan sistem informasi yang proaktif akan menghilangkan pemisah antara departemen, personalia dan fungsi garis, serta menghilangkan batas wilayah negara. Kebijakan sistem informasi proaktif mengakui penerapan teknologi informasi, seperti telekomunikasi, komputer, electronic mail, computer-integrated manufacturing, teleshopping, teleconference, multifunctional workstations secara terintegrasi. 

untuk tampilan ringkasan SIA klik disini

POLSTRANAS

Beberapa hal kini telah berubah dalam sistem ketatanegaraan kita, hal ini menyebabkan perpolikan di negara kita juga banyak berubah demikian halnya dengan kebijakan politik negara kita. Hal ini merupakan imbas dari reformasi yang terjadi pasca tumbangnya Orde Baru yang telah bertahun-tahun menguasai negara kita. Salah satunya mungkin kebijakan politik strategi nasional. Seperti kita ketahui pada masa orde baru negara kita menjalankan politik strategi nasional berdasarkan GBHN yang dibuat oleh MPR dimana saat itu Presiden merupakan mandataris MPR, dengan demikian GBHN tersebutlah yang akan menjadi acuan sebagai politik strategi nasional. Kebijakan ini kemudian berubah dengan adanya pemilihan langsung oleh rakyat terhadap Presiden dan wakil presiden sejak tahun 2004. GBHN yang pada masa orde baru digunakan sebagai acuan penyusunan poltranas kini diganti dengan dengan pidato visi dan misi dari Presiden dan Wakil Presiden yang disampaikan pada saat siding MPR ketika diangkat secara resmi dan dilantik sebagai Presiden dan Wakil Presiden. Namun jauh kebelakang dimasa pemilihan langsung Presiden dan Wakil Presiden mereka telah mengungkapkan semua visi dan misi termasuk janji-janji yang mereka sampaikan. Itu sebabnya secara langsung mereka bertanggung jawab secara moral terhadap apa yang mereka sampaikan ketika masa kampanye pemilihan presiden karena kebijakan itu menyangkut keberlangsungan seluruh rakyat Indonesia terutama karena visi dan misi yang telah disampaikan merupakan rangkaian kebijakan yang akan dilaksanakan akan menjadi kebijakan politik strategi nasional selama pemerintahan berlangsung dalam satu periode. Polstranas merupakan suatu kebijakan yang disusun berdasarkan pokok-pokok pikiran yang terdapat dalam sistem manajemen bangsa kita yang berlandaskan ideology kita yaitu Pancasila, UUD 1945, Wawasan Nusantara dan Ketahanan Nasional. Dengan berlandaskan hal itulah menjadi acuan dalam menyusun Polstranas, karena didalamnya terkandung dasar negara, cita-cita nasional dan konsep strategi bangsa Indonesia dan tujuan yang luhur yaitu mewujudkan kesatuan segenap aspek kehidupan baik alamiah maupun sosial. Saat ini Presiden dan Wakil presiden terpilih kita Susilo Bambang Yudhoyono dan Budiona tentunya berusaha menjalankan visi dan misinya sebaik mungkin dalam masa periode kepemimpinannya sebagai kebijaksanaan dasar nasional dalam pembangunan nasional. Presiden selaku pemimpin pemerintahan dalam melaksanakan semua visi dan misinya sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Dasar dibantu oleh para menteri dan para menteri yang diangkat oleh presiden yang akan melaksanakan kebijakan politik startegi nasional tersebut. Dalam penyusunan polstranas tersebut hendaknya presiden tetap memuat tujuan-tujuan negara sebagaimana tercantum dalam pembukaan UUD 1945 yaitu melindungi segenap bangsa Indonesia dan seluruh tumpah darah Indonesia, memajukan kesejahteraan umum, mencerdaskan kehidupan bangsa dan ikut melaksanakan ketertiban dunia berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi dan keadilan sosial. Dengan disusunnya politik strategi nasional maka sasaran kebijakan yang akan dilaksanakan hendaknya menjangkau seluruh lapisan masyarakat. Pemerintah harus mengambil langkah-langkah pembinaan terhadap masyarakat dengan mencantumkan sasaran yang dituju pada masing-masing bidang karena hal ini jelas menyangkut kelangsungan bangsa kita baik itu dibidang ekonomi, politik, sosial, budaya dan hankam. Pada masa sekarang ini tentunya peranan warga negara akan semakin tampak dalam hal ini masyarakat sendiri yang akan menjadi pengamat langsung dalam dijalankannya politik strategi nasional yang telah dibuat dan dilaksanakan oleh para penyelenggara negara, guna mewujudkan tujuan luhur negara sebagaimana yang telah disampaikan tadi di dalam pembukaan Undang-Undang Dasar 1945.

“Dari Sabang sampai Merauke….”

Judul diatas merupakan penggalan dari sebuah lagu nasional yang ironisnya saat ini sudah semakin jarang kita dengar. Tapi jika kita simak kata-kata selanjutnya lagu tersebut merupakan sebuah lagu yang menggambarkan secara keseluruhan tentang apa yang dinamakan nusantara kita Indonesia Negara kita Indonesia merupakan Negara kesatuan yang terdiri dari dari + 13.000 pulau yang membentang dari Sabang (NAD) hingga ke Merauke (Papua), walaupun saat ini pulau-pulau tersebut mungkin sudah berkurang satu demi satu namun itulah tugas kita yaitu bagaimana menjaga agar tetap utuh dan tidak hilang satu demi satu seperti yang telah terjadi sebelumnya. Bagaimana kita menjaganya? Hal pertama yang patut kita ketahui adalah memahami tentang konsep dasar dari apa yang dinamakan wawasan nusantara, mengapa dan bagimana wawasan nusantara tersebut. Wawasan Nusantara merupakan bagaimana sikap dan cara pandang bangsa Indonesia mengenai diri dan lingkungan dengan mengutamakan persatuan bangsa serta kesatuan wilayah dalam kehidupan bermasyarakat (sesama bangsa Indonesia), berbangsa dan bernegara untuk mencapai tujuan nasional sebagaimana yang telah ditetapkan dalam Pancasila dan UUD 1945. Saat ini hal ini semakin penting ditengah arus perdagangan bebas yang mulai berlangsung bagaimana kita sebagai anak bangsa lebih dahulu memahami tentang keadaan Negara kita dan bagaimana menyikapinya, tentunya kita tidak ingin kebebasan ini menjadi hanya keuntungan nagara-nagara lain. Seperti kita ketahui sebagai bangsa yang majemuk kita harus tetap bersatu untuk kemajuan bangsa. Hidup berdampingan dalam berbangsa dan bernegara merupakan hal penting yang perlu terlebih dahulu kita utamakan dan hal itulah diperlukan wawasan nusantara. Wawasan Nusantara meliputi satu kesatuan wilayah, bangsa, budaya, ekonomi dan hankam. Sebagai suatu kesatuan wilayah inilah kita harus menjaga agar tetap utuh, pelanggaran akan wilayah kita wajib kita bela dengan pertahanan dan keamanan. Dan konsep ZEE (Zona Ekonomi Eksklusif) adalah salah satu hal dimana setiap Negara melindungi kekayaan negaranya sebagaimana yang telah ditetapkan bersama-sama oleh PBB dan garis pembagi zona ekonomi eksklusif ditetapkan bagi dua Negara atau lebih yang pantai mereka berjarak kurang dari 400 mil. Dari luas wilayah hingga kekayaan yang ada sebenarnya kita adalah Negara yang sangat kaya, namun bagaimana mengelola dan mengolahnya itulah yang perlu kita benahi. Disinilah perlunya kita mengetahui wawasan nusantara tersebut, agar semua yang tercermin merupakan suatu bentuk kita sebagai bangsa Indonesia sebagaimana disebutkan dalam UUD bahwa bumi, kekayaan alam, air dikuasai oleh Negara dan dipergunkan sebesar-besarnya untuk kemakmuran rakyat itulah konsep kita bernegara. Hal ini perlu kita cermati bahwa dengan adanya wawasan nusantara mempunyai fungsi sebagai pedoman, dorongan sekaligus rambu-rambu dalam segala kebijakan baik pemerintah pusat maupun daerah untuk mengutamakan kepentingan nasional agar tetap terjaga sebagai Negara kesatuan. Untuk itulah wawasan nusantara sebagai cara pandang bangsa kita sudah seharusnya menjadi pola pikir yang dipahami setiap bangsa Indonesia yang mendahukan kepentingan bangsa baik itu yang diimplementasikan dalam kehidupan berpolitik, ekonomi, sosial budaya dan hankam.

Kita adalah warga negara

Kita adalah warga negara

Menurut Wikipedia bahasa Indonesia  warga adalah orang secara hukum berhak tinggal di suatu wilayah tertentu artinya orang tersebut mempunyai surat resmi untuk tinggal di situ sebagai warga dan memiliki kewarganegaraan. Sedangkan Negara adalah suatu pengorganisasian dari stuktur masyarakat yang mempunyai rakyat dalam suatu wilayah dimana pengorganisasian tersebut disusun secara baik yang diakui oleh warga sebagai pemegang dan penggerak sebagai kekuasan tertiggi atas warga pada wilayah tersebut. Jadi warag negara adalah bagian dari individu yang tinggal disuatu wilayah yaitu negara.

Dari rumusan diatas dapat kita buat suatu makna penting bahwa kita adalah warga negara Indonesia yang merupakan elemen penting dari pengorganisasian negara kita dengan pemerintah sebagai penggerak roda pemerintahan yang kita akui.

Sejarah perkembangan bangsa kita untuk membentuk suatu negara Indonesia yang memiliki konstitusi yang tertuang dalam undang-undang dasar tentang hak dan kewajiban warga negara Indonesia merupakan hal yang sangat penting. Dari rumusan yang ada dan tertuang dalam UUD seperti pada pasal 27,28…34 hal ini mencerminkan bahwa negara menjamin hak-hak dan kewajiban warga negaranya.

Demikian halnya kita sebagai warga negara Indonesia walaupun kita merupakan bagian yang dapat menentukan keberlangsungan suatu negara, karena kita adalah calon generasi penerus bangsa. Sebagai mahasiswa tentunya kita dintuntut untuk meneladani para peminmpin bangsa yang cinta tanah air, dan sebagai warga negara sudah sewajarnyalah kita merupakan bagian penting untuk memajukan negara kita tercinta ini di kemudian hari. Dengan bersikap dan berperilaku baik mengejar cita-cita, berdisiplin dan memiliki rasa cinta tanah air niscaya suatu saat mungkin kita akan menjadi generasi penerus yang memimpin bangsa ini.

Hal ini penting menentukan sikap dengan tegas karen kita sebagai mahasiswa dan sebagai warga negara sudah selayknya sejak dini kita tanamkan rasa cinta dan memilki akan tanah air yang dijiwai semangat pengabdian. Dengan prinsip tersebut tiap-tiap kita akan menjadi warga negara yang hanya menyaksikan perkenmbangan yang terjadi namun kita akan menunjukkan peran aktif dalam usaha memajukan negara.

Mungkin diera sekarang ini dimana kita dapat menyaksikan secara langsung bagaimana etos kerja para pemimpin kita, sebagai wakil kita warga negara sulit untuk menutupi bagaimana mental dan sikap para pemimpin-pemiimpin. Mereka seolah-olah ingin mempertunjukkan kebolahan masing-masing dengan debat yang tiada henti dan bahkan tanpa jalan keluar. Dan terkadang mereka menjelaskan secara panjang lebar segala ilmu dan visi yang mereka miliki dan kadang mengatasnamakan warga negara Indonesia, namun dibalik itu ternyata mereka memiliki motifasi tertentu baik sebagai individu maupun secara partai. Hal inilah yang merusak tatanan, jika mereka ingin menunjukkan sebagai pemimpin yang baik mereka harus memberikan contoh yang baik pula.

Sebagai warga negara adalah baik kita memiliki hak dan kewajiban untuk memajukan bangsa memaparkan segala visi dan misi kita namun itu kita sampaikan tanpa motivasi tertentu apalagi mengorbankan orang lain. Mungkin kita salah satu calon pemimpin bangsa, jadilah pemimpin negara yang memang mengabdi kepada negara dan warga dariman kita berasal dan jangan dengan motivasi-motivasi tertentu karena memang kita memiliki tujuan yang mulia untuk memajukan negara dan warganya.

Sebagai warga negara pernahkah kita menyadari apa yang telah kita berikan kepada negara? Well, jika pertanyaan itu ditujukan kepada saya mungkin saya akan menjawab “sedikit”, saat ini saya hanya berusaha ingin menjadi warga negara yang baik dengan mengejar cita-cita saya.