Seperti telah kita ketahui dalam Sistem Infromasi Manajeman, terdapat 3 tingkat manajeman yaitu Top manajemen, tingkat menengah dan manajemen tingkat bawah, dalam kegiatannya diperlukan tentunya ada kecenderungan untuk menghasilkan keputusan-keputusan untuk kerangka waktu yang relatif sempit. Manajemen tingkat bawah, disebut juga pengawas manajemen, kenyataannya rencana manajemen menengah dan pengendalian operasi harian- kegiatan sehari-hari tetap sama dengan organisasi.
Sebagian besar keputusan pada tingkat ini memerlukan informasi yang mudah didefinisikan tentang kondisi saat ini dan aktivitas dalam fungsi-fungsi bisnis dasar, misalnya, informasi diperlukan untuk memutuskan apakah akan mengisi kembali persediaan. Informasi ini umumnya diberikan dalam laporan rinci yang berisi informasi spesifik tentang kegiatan rutin. Ini adalah laporan terstruktur, sehingga bentuknya biasanya dapat ditentukan sebelumnya. Bisnis harian pengoperasian data sudah tersedia, dan perosesnya dapat dengan mudah terkomputerisasi. Manajer di tingkat ini biasanya membuat keputusan terstruktur. Sebuah keputusan terstruktur adalah keputusan yang dapat diprediksi yang dapat dibuat dengan mengikuti serangkaian definisi yang baik yang telah ditentukan, prosedur rutin.
Manajer pada manajemen tingkat menengah sering disebut sebagai pengambil keputusan taktis yang umumnya berurusan dengan keputusan semistruktur. Sebuah keputusan semistruktur adalah keputusan yang mencakup beberapa prosedur terstruktur dan beberapa prosedur yang tidak tersetruktur prosedur yang telah ditetapkan. Dalam kebanyakan kasus, keputuan semistruktur adalah keputusan yang kompleks, yang memerlukan analisis terperinci dan perhitungan luas. Contoh keputusan semistruktur meliputi memutuskan berapa banyak unit produk spesifik harus disimpan dalam persediaan, apakah membeli sistem komputer yang lebih besar, dari sumber apakah untuk membeli komputer pribadi, dan apakah membeli sebuah sistem komputer mini Multiuser. Setidaknya beberapa kebutuhan informasi pada tingkat ini dapat dipenuhi melalui pengolahan database komputer.
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah dengan memanfaatkan data dan informasi. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Pada bagian pengolahan dengan komputer terdiri dari lima bidang yakni SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Hal tersebut dinamakan dengan sistem informasi berbasis komputer (komputer based information sistem).
Information specialist : Adalah Orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem berbasis komputer.
Terdapat 5 (lima) golongan utama spesialis informasi, yaitu :
Sistem analyst
Database administrator
Network specialist
Programmer
Operator
Kerjasama antar golongan tersebut dilakukan dalam rangka mengembangkan sistem berbasis komputer menghubungkan pemakai, para spesialis informasi dan komputer.
Analis sistem bekerjasama dngan pemakai guna mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang. Mereka merupakan pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah. Pengelola basis data bekerjasama dengan pemakai dan sistem analis dalam membuat basis data yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Basis data adalah suatu kumpulan data yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali serta pengelolaannya. Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumberdaya komputer yang tersebut. Spesialis jaringan menggambungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi. Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi sehingga komputer dapat mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.
Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar (missal mainframe ataupun mini). Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan dan tugas-tugas serupa lainnya.
Setiap sistem informasi akuntansi akan melaksanakan fungsi utamanya yaitu :
a. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan
b. Memproses data menjadi informasi yang berguna pihak manajemen.
c. Memanajemen data-data yang ada kedalam kelompok-kelompok yang sudah itetapkan oleh perusahaan. d. Mengendalikan kontrol data yang cukup sehingga aset dari suatu organisasi atau perusahaan terjaga. Penghasil informasi yang menyediakan informasi yang cukup bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi perencanaan dan mengkontrol aktivitas.
Dokumen-dokumen sumber yang secara khusus digunakan manajemen jasa karyawan meliputi:
a. Formulir tindakan personalia Berfungsi untuk memberitahu pihak-pihak yang berkepentingan dengan tindakan-tindakan yang berhubungan dengan karyawan.
b. Kartu waktuKartu jam kerja, juga dikenal sebagai kartu waktu (clock card) berguna untk mencatat waktu yang sesungguhnya dihabiskan oleh karyawan di tempat kerjanya.
c. Tiket jam kerja Kebalikan dari kartu jam kerja waktu/hadir, yang memfokuskan pada kehadiran di tempat kerja, tiket jam kerja memfokuskan pada pekerjaan atau pesanan pekerjaan tertentu.
d. Cek gajiCek gaji dengan potongan voucher adalah dokumen final dalam siklus manajemen sumber daya manusia
PEMROSESAN DATA Berikut ini uraian naratif dengan meggunakan angka referensi yang ditempatkan bagan arus dokumen dan diagram arus data:
1) Penentuan status gaji/ pmebayaran.Fungsi ini terjadi dalam departeman personalia, yakni seluruh tindakan dan perubahan personalia disiapkan dan kemudian dikirimkan kedepartemen gaji.
2) Pengukuran jasa yang diberikan Catatan waktu/hadir disiapkan dalam departemen operasional dan bidang pencatatan waktu.
3) Penyiapan cek gajiDalam departemen gaji, seorang petugas menyiapkan sebuah cek gaji dan potongan voucher untuk setiap karyawan, berdasarkan data dari kartu jam kerja dan dari arsip referensi gaji karyawan tersebut.
4) Pengeluaran dan pendistribusian cek gaji Setelah menerima satu salinan register gaji seorang petugas hutang usaha memverifikasi kebenarannya dan menyiapkan sebuah voucher pengeluaran.
5) Pendistribusian biaya tenga kerjaSementara itu, seorang petugas dalam departemen distribusi biaya mendistribusikan biaya-biaya tenaga kerja ke dalam berbagai pekerjaan.
6) Persiapan laporan yang diperlukan Sejumlah laporan dan keluaran lain disiapkan. Satu-satunya keluaran yang ditunjukkan pada flowchart adalah ikhtisar distribusi tenaga kerja dan register daftar gaji.
MANAJEMEN DATA File yang dibutuhkan dalam pengelolaan sumber daya manusia adalah:
1. File induk penggajian karyawan File ini menggambarkan atribut personal dan catatan penghasilan dari karyawan. File ini di up-date untuk menunjukkan jumlah yang diterima dari cek gaji pada setiap akhir periode pembayaran.
2. Referensi personalia dan file masa laluSebagai sumber utama data personalia pada perusahaan, file ini merupakan pelengkapan dari file induk penggajian. Isinya adalah macam-macam data non financial dan data financial masing-masing karyawan.
3. File keahlianFile ini memberikan data keahlian yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pegawai yang saat ini mempunyai masing-masing keahlian yang dimaksud
4. File transaksi pencatatan waktuFile ini berisi salinan semua kartu waktu/hadir untuk periode pembayaran tertentu.
5. File transaksi penggajianFile ini berisi dari salinan masing-masing cek gaji saat ini yang diatur berdasarkan nomor cek.
6. File referensi kompensasiTable tarif pembayaran dan level gaji untuk berbagai uraian pekerjaan merupakan file referensi kompensasi.
7. File perencanaan personaliaUntuk menyediakan dasar bagi perencanaan personil yang dibutuhkan dimasa yang akan dating, perusahaan mungkin melakukan pengumpulan informasi menyangkut tren masa lalu dan sekarang sebagai proyeksi.
Arus dan Pemrosesan Data
Dalam sistem tradisional, data transaksi mengalir ke dalam jurnal (baik jurnal khusus maupun jurnal umum), kemudian dibukukan ke buku besar pembantu, dan akhir dibukukan ke buku pembantu dan akhirnya dibukukan ke buku besar umum. Dalam sistem berdasarkan komputer, data transaksi dimasukkan ke dari formulir dan untuk sementara disimpan di pita magnetik atau dipiringan magnetik.
Bentuk-Bentuk Masukan
Dokumen masukan atau dokumen input adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen dan diolah dalam proses sehingga dapat menghasilkan suatu keluaran. Dokumen masukan dalam sistem penjualan secara konsinyasi pada Scissors Apparel adalah sebagai berikut :
• Sistem Manual . Dokumen sumber primer bagi system buku besar umum adalah lembar jurnal buku besar umum yang secara umum menggantikan lembar jurnal umum. Lembar jurnal biasanya disiapkan untuk setiap transaksi tidak rutin, penyesuaian, dan balikan. Lembar jurnal sering disapkan untuk meringkaskan hasil setumpuk transaksi rutin yang telah dimasukkan ke jurnal-jurnal khusus secara manual.
• Sistem Berdasarkan Komputer . Bentuknya berbeda dengan bentuk yang digunakan pada sistem manual.
Data Base
Data base yang menyangkut sistem buku besar umum dan pelaporan keuangan berisikan berbagai arsip induk, arsip transaksi, dan arsip riwayat.
Disamping data keuangan mengenai status berjalan dan peristiwa-peristiwa yang lalu, data base juga memuat data yang dianggarkan yang berkaitan dengan operasi dan status masa depan yang direncanakan. Walaupun kandungan dan juga komposisi persisnya akan berbeda untuk setiap perusahaan arsip-arsip berikut cukup mewakili :
1. Arsip Induk Buku Besar Umum
2. Arsip Riwayat Buku Besar Umum
3. Arsip Induk Pusat Tanggungjawab
4. Arsip Induk Anggaran
5. Arsip Format Lapangan Keuangan
6. Arsip Lembar Jurnal Berjalan
7. Arsip Riwayat Lembar Jurnal.
Pengendalian Akunting
Sistem buku besar umum diharapkan menyediakan laporan-laporan yang andal bagi berbaga macam pengguna. Maka dari itu, sistem ini harus secara independent harus memeriksa sistem-sitem pemrosesan transaksi komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi non-rutin yang diterimanya dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari semua transaksi.
Pengendalian Umum Pengendalian umum yang sesuai adalah :
1. Organisatoris, fungsi membukukan lembar jurnal ke buku besar umum harus dipisahkan dari fungsi penyiapan dan pengesahan lembar jurnal dan dari fungsi penyiapan neraca percobaan dari buku besar umum.
2. Dokumentasi harus berdiri setidak-tidaknya atas uraian lengkap bagan perkiraan ditambah dengan pedoman prosedur buku besar umum.
3. Pelaksanaan operasional, yang mencakup jadwal akhir periode dan penyiapan laporan pengendalian, harus ditetapkan secara jelas.
4. Tindakan pengamanan harus dilakukan (untuk sistem on-line) dengan teknik-teknik seperti
(a) mengharuskan petugas memasukkan kata sandi sebelum mengakses arsip buku besar umum,
(b) menggunakan terminal khusus untuk untuk entri data lembar jurnal,
(c) menghasilkan laporan audit (log akses) yang memantau entri dan
(d) menuangkan buku besar umum ke pita magnetik pendukung. Pengendalian
Transaksi Pengendalian dan prosedur pengendalian berikut yang berkaitan langsung dengan perkiraan buku besar umum dan pemrosesan pada umumnya cukup memadai.
1. Lembar jurnal yang telah diberi nomor disiapkan di bagian akunting atau keuangan yang sesuai.
2. Data pada lembar jurnal, seperti nomor perkiraan, diperiksa akurasinya :
• Dalam sistem manual, petugas buku besar umum melakukan pemeriksaan, jika perlu mengacu kepada bagan perkiraan dan pedoman prosedur.
• Dalam sistem berdasarkan computer, pemeriksaan utamanya dilakukan dengan program edit komputer.
3. Kesalahan yang terdeteksi dalam entri jurnal dikoreksi sebelum data digunakan dalam pembukuan ke buku besar umum.
4. Lembar jurnal yang telah disahkan dibukukan oleh petugas khusus yang tidak terlibat dalam penyiapan atau pengesahan.
• Dalam sistem manual lembar jurnal dibukukan oleh petugas buku besar umum langsung ke lembar buku besar umum.
• Dalam sistem tumpuk berdasarkan komputer lembar jurnal diketikkan oleh petugas entri data ke media magnetik, kemudian tumpukkan entri disortir berdasarkan nomor perkiraan buku besar umum dan dibukukan selama operasi komputer ke perkiraan yang bersangkutan.
• Dalam sistem berdasarkan on-lie lembar jurnal dimasukkan langsung ke sistem, dengan bantuan layar praformat pada terminal CRT; kemudian entri dibukukan oleh sistem komputer, biasanya secara langsung, ke perkiraan.
5. Kesetaraan debet dan kredit untuk setiap entri jurnal yang dibukukan harus dipastikan.
6. Total jumlah yang dibukukan dari entri jurnal tumpuk ke perkiraan buku besar umum dibandingkan dengan total pengendali yang telah dihitung sebelumnya.
7. Acuan-silang yang memadai dilakukan untuk memungkinkan rangkaian audit yang jelas.
8. Lembar jurnal diarsipkan menurut nomor, dan secara berkala arsip ini diperiksa untuk memastikan bahwa urutan nomor telah benar dan lengkap.
9. Entri jurnal penyesuaian standar disimpan pada lembar pra-cetak, guna membantu pembukuan.
10. Neraca percobaan perkiraan buku besar umum disiapkan secara berkala, dan selisih antara debet total dengan kredit total diselidiki secara cermat.
11. Saldo perkiraan kendali buku besar umum direkonsiliasi secara berkala terhadap total saldo dalam perkiraan buku besar pembantu.
12. Laporan akhir periode khusus dicetak untuk dipelajari oleh akuntan dan manajer sebelum laporan keuangan disiapkan.
13. Telaah berkala entri jurnal dan laporan-laporan keuangan dilakukan oleh manajer dan bila mungkin, prosedur buku besar umum dikaji oleh auditor internal.
SOAL
1. Apa yang dimaksud dengan dokumen masukan ?
2. Dokumen masukan dalam sistem penjualan ada 2 yaitu !
3. Apa yang dimaksud dengan information spesilaist
JAWABAN
1. Dokumen masukan atau dokumen input adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen dan diolah dalam proses sehingga dapat menghasilkan suatu keluaran.
2. Dokumen masukan dalam sistem penjualan secara konsinyasi pada Scissors Apparel adalah sebagai berikut :
1. Sistem Manual . Dokumen sumber primer bagi system buku besar umum adalah lembar jurnal buku besar umum yang secara umum menggantikan lembar jurnal umum. Lembar jurnal biasanya disiapkan untuk setiap transaksi tidak rutin, penyesuaian, dan balikan. Lembar jurnal sering disapkan untuk meringkaskan hasil setumpuk transaksi rutin yang telah dimasukkan ke jurnal-jurnal khusus secara manual.
2. Sistem Berdasarkan Komputer . Bentuknya berbeda dengan bentuk yang digunakan pada sistem manual.
3. Information specialist : Adalah Orang yang bertanggung jawab dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem berbasis computer.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar